プレスリリースの書き方ガイド | News2u プレスリリース配信代行サービス - 広報担当者の強い味方！　広報・PR活動をサポートするオンラインサービスです。

プレスリリースとは？・・・

企業や官公庁、各種団体などが広報活動を目的に、その内部情報をマスメディア関係者に対し公表する事。および、そのために配布する印刷物です。プレスリリースは記者クラブなどを通じ直接記者に配布する他、各メディア編集部・担当者宛への郵送、FAXなどの手段により発信されます。最近ではコスト面と速報性からEmailでの配信が主流になってきています。マスメディアに送られた情報の中から、記者が「ニュース性がある」と判断したものが記事（二次情報）に加工され、ステークホルダー（※注）へと伝達されます。

※注：ステークホルダー
消費者（カスタマー）をはじめ、投資家・株主、取引先企業、ひいては社会全般に至るまでの、企業の利害関係者となる人々・組織を指す。

プレスリリースの基本構成

■タイトル（見出し）

リリースの中でも要となる個所です。ここで記者の関心を惹き、本文へと誘導するために、キャッチーでインパクトあるタイトル、そして簡潔さが必要とされます。例えば【News2uリリース、×月×日、○○○を実現する新機能○○○が実装！】といった感じで、プレスリリースの内容を具体的に表すことが大事です。社名、サービス名・製品名、日付、機能などの要素を盛り込むようにしましょう。記者に認知されるためには、社名・製品名の前に“枕詞”を付加するようにし、以後リリースの際、継続して統一表記していくのも一つの手段です。

■リード（要旨）

タイトルを補足するリリース内容の要約を、基本となる『5W1H形式』で記述します。その製品・サービスに関し、従来になかった新しい点、類似製品とは異なる優れた点等を、ニュースのポイントとして記述にします。リリース発信の主体となる、発信者情報（会社名、所在地、代表者名）も記載します。最近では、Emailで配信するリリースに製品や企業概要など、関連URLを文中に併記するケースも増えてきています。

図解：プレスリリース書き方ガイド

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■本文

タイトル、リードの内容詳細を記述します。本文で重要なのは、「過去」（これまでの経緯、過程）、「現在」（製品・サービスの特徴や強み、製品・サービスが登場することによってその受益者～ユーザーにいかなる効果やメリットをもたらすか）、そして「未来」（企業や製品・サービスに関する今後の予測、抱負、構想）の三要素をいかに語ることができるかにかかってきます。「過去」「現在」「未来」を述べることにより、プレスリリースでうたっている製品やサービスの背景を明確にし、ニュースとしての価値を訴求する効果をもたらします。

■説明（製品・サービスなど）

本文で説明しきれない製品・サービスの特徴や各種データ、プロフィールなどを補足します。項目別に整理して記載すると見やすくなります。Email送付のプレスリリースの場合は、製品・サービスに関連するウェブサイトのURL記載もしておきましょう。

■自社プロフィール（概要）

記者の方に、プレスリリースを発表した企業が、どんな事業を行っている会社なのか理解していただくためにも、自社のプロフィールを項目別に記述します。記載内容は、自社の会社概要や公式ウェブサイトに掲載されている内容を参考にするとよいでしょう。公式ウェブサイトの会社概要ページURLに誘導するというのも手段の一つです。

■連絡先

リリースに興味を持ってくださった記者が問い合せできるように、部署、担当者名、直通電話番号、FAX番号、Emailアドレスなど、報道関係者お問い合せ先を明記します。一般顧客向けの製品・サービスの場合は、報道関係者問い合せ先とは別途、お客様向けお問い合せ先の併記も必要です。

■その他付属資料

写真紙焼き、プレスリリース内容を補足する関連資料等、付属資料がある場合は同封します。今日では、Emailでプレスリリースを送付するケースも増えており、その場合は画像やPDF、Wordなどテキスト資料をEmail添付する例が主流となってきています。

プレスリリース作成上の注意ポイント

多忙な記者に、企業が伝えたい事を理解し、記事化していただくためには、要点を簡潔にまとめることが重要です。
プレスリリースは長くてもA4サイズで1～2枚程度。読み手の好奇心をかき立てる文章、キーワードを入れて、シンプルにまとめるのが基本原則です。

プレスリリースは原則、サービス開始、発売開始前に発信することで、初めて「ニュース」となります。1～2ヶ月前に発売した製品・サービスのプレスリリースをマスメディアに送っても、掲載される可能性は極めて低いです。
また、一度送った内容のプレスリリースを、日付を変えて同じ内容でメディアに送付することは厳禁です。このような対応は企業イメージを損ないかねませんので注意しましょう。

プレスリリースに求められるのは「客観性」と「公正さ」です。客観的データ裏付けのない誇大表現や自画自賛的表現は避けましょう。「素晴らしい○○」「最高の○○」などという表現は、記者側が判断し書くものです。
もし、「世界発」「日本初」「○○第1位」などの表現で記載する場合は、その根拠となる内容・データ出典元などをリリース中に明記しましょう。

プレスリリースを受け取る記者全てが、必ずしもその業界や製品・サービスに精通しているとは限りません。
専門用語には注釈や補足説明を付加しましょう。

プレスリリース最上部やヘッダー部分に、企業ロゴ、製品ロゴを挿入。以後同じフォーマットを用いてリリースを継続発信していくことにより「その企業から来たプレスリリース」という認識を記者に植え付け、より印象付けることができます。

発表内容に関する、商標や著作権をはじめとする各種知的財産所有権の表記についても、プレスリリース上に表記するようにしましょう。
リリースの内容によっては、他社企業の商標表記（例：使用製品、対応製品に関連する表記など）が必要になる場合もあります。

具体的に商品のイメージを伝えたい場合は、写真などの資料を添付する方法や、詳細説明が掲載されている自社ウェブサイトURLを記載し、誘導するといった手段が効果的です。

Emailでのプレスリリース配信に際し、大容量データを送りつける行為はマナー違反となります。（添付資料含むプレスリリースの凡その目安としては、最大で１MB程度）必要に応じ、添付ファイルの圧縮やサイズ縮小を心がけましょう。場合によっては、画像や別添資料、ロゴマークのデータなど付帯する資料をプレスキットとしてファイルに収録、自社ウェブサイト上にアップロードし、そのURLをプレスリリースに記載し、記者に任意にダウンロードいただく方法もあります。